Fragen und Antworten - Analyse der IV-Strategie einer Bausparkasse.

Horst Walther^[1]

Situation und Zielsetzung

Eine deutsche Bausparkasse hatte sich auf den Pfad einer innovativen Informationstechnologie begeben. Neben Erfolgen waren auch einige Rückschläge zu verzeichnen. Das Unternehmen fühlt sich daher unsicher in seiner Zielsetzung und stellt uns fünf entscheidendeFragen:

• Ist die Strategie zur Informationsverarbeitung aus heutiger Sicht richtig?
• Werden die DV-Anwendungen technisch und funktional optimal eingesetzt?
• Wie ist die Systemarchitektur im Hinblick auf Verfügbarkeit. Sicherheit. Performance und Effizienz zu beurteilen?
• Sind die Systeme von ihrem Volumen und Zusammenwirken her wirtschaftlich optimal eingesetzt?
• Wie können die vorhandenen Hard- und Software-Komponenten und deren Anwender optimal betreut werden? Welche Ressourcen (eigene, externe) sind dazu notwendig und wie sind sie organisatorisch zu strukturieren?

Es werden keine umfangreichen Ist-Situationserhebungen in Auftrag gegeben. Erwartet wird vielmehr - einem aktuellen Trend folgend - dass erfahrene Berater unter Nutzung leistungsfähiger Instrumente schnell zu einer Expertenbeurteilung kommen, nachvollziehbar begründet, aber durchaus mit wertender Einschätzung. Zeit- und Budgetrahmen sind entsprechend knapp bemessen.

Strategie

Das in Thematik und Zusammenarbeit erprobte Beraterteam setzt das Beratungsprodukt "Potentialanalyse Informationsverarbeitung" ein, die Weiterentwicklung der "Analyse Kritischer Erfolgsfaktoren". Das neue Analyseinstrument zur flächendeckenden Bewertung der IV-Funktion in Unternehmen umfasst die fünf kritischen Erfolgsbereiche:

• Mitarbeiter - Ausbildung. Erfahrung, Motivation und Bindung
• Prozess - die Reife des Softwareproduktionsprozesses in Anlehnung an das SEI-Modell
• Produkte - das bewertete Applikationsportfolio
• Produktionsmittel - die Leistungsfähigkeit der Hardware, Software und Netzwerk-Infrastruktur.
• Organisation - Angemessenheit der Aufbau- und Ablauforganisation

Die Informationsbeschaffung bedient sich folgender Mittel:

• Strategie-Interview. - Die IV-strategische Ausrichtung wird in Interviews, teils strukturiert, teils frei, erhoben.
• Applikationsfragebogen. - Die funktionale und die technische Qualität. das Alter, die Größe der Applikationen und die bisher entstandenen Kosten werden in je einem Fragebogen pro Applikation und Anwender bzw. Ersteller und Betreiber abgefragt.
• Bereichsfragebogen - unterteilt in die Bereiche IS-Gesamt, Systemtechnik und Anwendungsentwicklung. Hier geht es um Mitarbeiter, Strukturen und Zahlen der Mitarbeiterentwicklung, es geht um Kosten- und Strukturfragen der Wirtschaftlichkeit. Hardware- und Software-Architektur liefern die Informationen zur Beurteilung der Architektur
• Fragebogen zu Verfügbarkeit, Sicherheit und Performance. - Die Antworten ermöglichen die Beurteilung der Architektur.
• Fragebogen SelbstbiId / Fremdbild der DV-Abteilung. - Die Befragungsergebnisse steuern ein Stärken/Schwächenportfolio zur Beurteilung der 1V-Strategie, Leistungseinschätzungen zur Beurteilung der 'Wirtschaftlichkeit und Elemente zum Support bei.

Ergebnis

Der Auftraggeber erhält nach einem nur sechswöchigen Analyse- und Bewertungsprozess die kurzgefassten Antworten auf die fünf kritischen Fragen, unterteilt nach Beurteilung und Empfehlung und ergänzt durch einen umfangreichen, detaillierten Anhang mit Daten und Grafiken. Die Ergebnisse werden in einer Abschlusspräsentation vorgestellt, erläutert und in ihren Auswirkungen diskutiert.

Die Management Summery in Frage, Antwort, Empfehlung und - wo notwendig - Kommentar:

Ist die Strategie zur Informationsverarbeitung aus heutiger Sicht richtig?

Bewertung:

• Das Unternehmen befindet sich auf dem richtigen Weg.
• Eine festgeschriebene IT-Strategie fehlt

Empfehlungen:

• Eine verifizierbare Strategie entwickeln und dokumentieren.
• Alternativen zur Ablösung der Altanwendungen betrachten.
• Fremdvergabe der Neuentwicklung
• Zukauf von Standardsoftware.
• Neuerstellung von Standardsoftware als Pilotkunde.
• Client/Server-Konzept vorantreiben. Mainframe ablösen.

Kommentar:

Die Analyse hat folgende Strategiephasen vorgefunden:

• Mainframe-Phase. - Optimale CPU-Auslastung, "Groshs Law". Das ist die Phase, aus der der größte Teil der operativen Altanwendungen stammt. Diese Phase führte geradenwegs in die heutige Wartungsfalle.
  
  
• CASE-Phase. - Analyse- und Generator- Wahn: Einige der Flops der letzten Zeit sind dem Irrtum zu verdanken, man müsse nur sorgfältig und lange genug analysieren, um die wahren Bedürfnisse ermitteln zu können - die Realisierung sei dann nur noch ein Generierungslauf. Die Technik wurde vergessen und teilweise auch die Benutzerwünsche.
  
  
• Standardsoftware-Phase. - Software wird Commodity, wird allgemein verfügbar: Die aktuelle IV-Strategiephase steht unter dem Imperativ "Einsatz von Standardsoftware". Hier sind Antworten auf folgende Fragen zu finden: "Sind die Lösungen von der Stange passend für das Unternehmen?" "Wo sind Kompromisse möglich und sinnvoll und wo nicht?"
  
  

Werden die DV-Anwendungen technisch und funktional optimal eingesetzt?

Bewertung:

• Die Zielrichtung. neue Client/Server- Anwendungen einzusetzen, ist richtig.
• Dispositive und strategische Funktionen werden kaum unterstützt.
• Neue Produkte werden weniger unterstützt als ältere.
• Betriebsfunktionen erhalten mehr Unterstützung als vertriebsnahe Funktionen.

Empfehlungen:

• Konsequent den Einsatz neuer Client-/Server-Anwendungen verfolgen. Dabei aus den bisherigen Fehlern lernen.
• Der Unterstützung des operativen Geschäfts die erste Priorität geben. Die zukünftige DV-Produkt-Unterstützung auf das zu erwartende Geschäftsvolumen ausrichten.
• Eine Ablaufanalyse als Basis für bewusste Gestaltung der Prozesse erstellen und Unterstützung der neuen Anwendungssysteme planen.
• Den ImagingAnsatz zur Vorgangssteuerung erweitern.

Kommentar:

Die Applikationen lassen sich in Gruppen einteilen:

• Alte Anwendungen für das Kerngeschäft,
• Neue Client/Server-Anwendungen für das Kerngeschäft,
• Neue, unterstützende Anwendungen und
• Individuelle Auswertungswerkzeuge.

Die erste Gruppe umfasst relativ alte, zumeist Host-basierte Anwendungen mit großem Volumen (600.000 Lines Of Code). Die technische und funktionale Qualität ist durchschnittlich, zeigt in der Detailanalyse allerdings typische Charakteristika:

Funktionale Merkmale, wie …

• Standard-Funktionalität für Standardprodukte (Bausparen),
• gutes Systemverhalten und gute Performance,
• Schwächen in der Bedienbarkeit.

Technische Merkmale, zum Beispiel wie …

• Transparenrverlust durch häufige Wartungsdurchläufe,
• zu hoher Wartungsaufwand durch fehlende Dokumentation und Designstandards sowie eine technisch überholte Entwicklungsumgebung

Die Produkte der CASE-Phase zeigen ein schillerndes Bild und offenbaren ihre innere Widersprüchlichkeit vollends in der Feinanalyse.

Daneben existieren einige kleine pfiffige Anwendungen aus der neueren Zeit.

Selbst die SAP-Familie ist nicht einheitlich zu bewerten, weshalb SAP-RA durch SAP-DARWIN abgelöst werden soll.

Wie ist die Systemarchitektur im Hinblick auf Verfügbarkeit, Sicherheit, Performance und Effizienz zu beurteilen?

Bewertung:

• Die Verfügbarkeit ist gut.
• Die Sicherheit ist nicht ausreichend berücksichtigt.
• Die Performance ist bei Altanwendungen gut, bei neuen Client- / Server-Anwendungen kritisch.
• Die Effizienz wird durch die Umstellung in Mitleidenschaft gezogen.

Empfehlungen:

• Ein Sicherheitskonzept ist zu entwickeln.
• Mittelfristig muss eine deutliche Steigerung der Effizienz erreicht werden.

Sind die Systeme von ihrem Volumen und Zusammenwirken her wirtschaftlich optimal eingesetzt?

Bewertung:

• Die Systeme lassen erwarten, dass sie künftig wirtschaftlich eingesetzt werden können.
• Die Übergangsphase führt zu einem Wirtschaftlichkeitstief.

Empfehlungen:

• Zum effizienten Einsatz der Systeme muss die optimale Einbindung in die organisatorischen Abläufe erreicht werden.
• Die Übergangsphase ist zu straffen.
• Der Übergang sollte als Investitionsrechnung geplant werden; ein rechenbarer Return on lnvestment ist anzustreben.

Wie können die vorhandenen Hard- und Software-Komponenten und deren Anwender optimal betreut werden? Welche Ressourcen (eigene, externe) sind dazu notwendig und wie sind sie organisatorisch zu strukturieren?

Bewertung:

• Ein guter Lösungsansatz ist gefunden.

Empfehlungen:

• Alle Supportanfragen sind zu protokollieren.
• Regelmäßige Analyse des Erfolgs (intern und extern).
• Schulung der Supportmitarbeiter in Fachsoftware-Kenntnis.
• Verbesserung der Kommunikation mit dem Fachbereich.

Nutzen

Für die weiteren Investitionen können sichere Entscheidungen getroffen werden.

Das Aufzeigen einer globalen Richtung und die Fülle des Detailmaterials zu den fünf kritischen Punkten strategische Ausrichtung, Anwendungslandschaft, Systemarchitektur, Wirtschaftlichkeit der Systeme und Unterstützung der Anwender sind die Grundlage dafür.

Der Nutzen geht über die Beeinflussung weiterer Hard- und Softwareinvestitionen hinaus. Auch über den weiteren Stellenausbau bzw. die Reduktion von Manpower-Einsatz kann jetzt sicherer entschieden werden.

Anstelle einer zwielichtigen Situation zwischen alt und neu herrschen jetzt klare Verhältnisse.

^[1] erschienen 1995 in Jahresbericht der agens Consulting GmbH unter dem Punkt "Tat-Sachen" auf Seite 28.